Colaboración en tiempo real: ofrece funciones de edición colaborativa, comentarios y Handle de versiones para equipos que trabajan en documentos compartidos.
Command Completo: La organización tiene Command full sobre el entorno del servidor, las políticas de seguridad y la gestión de datos, lo que puede ser critical para empresas con requisitos estrictos de seguridad y cumplimiento.
Por otro lado, la seguridad basada en la nube a menudo excede la de las propias instalaciones. Los protocolos de seguridad empleados por muchos proveedores de servicios en la nube a menudo exceden las estrategias de los departamentos de TI internos.
Acceso rápido y centralizado a la información: almacenar todos los documentos en un repositorio centralizado permite a los empleados acceder rápidamente a la información necesaria, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo dedicado a buscar documentos.
El éxito radica en elegir una solución que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa, considerando el volumen de documentos y los objetivos organizacionales.
Estas herramientas no solo optimizan el acceso y almacenamiento de la información, sino que también te permiten ganar tiempo, mejorar la seguridad de tus datos y avanzar en la transformación electronic de tu negocio.
Según un estudio realizado por TIC Portal sobre empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los principales motivos para invertir en software DMS son: Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
De esta forma posteriormente se pueden acceder, ver, cambiar y compartir. La empresa deja de perder horas de tiempo precioso buscando en carpetas y archivadores para localizar un documento.
Manage de acceso y seguridad: incluye opciones avanzadas de permisos y cifrado para Gestión Documental garantizar la protección de los datos empresariales.
Además de esto, dentro de la importancia de la gestión documental, destaca que esta funciona para agilizar el uso compartido de archivos entre los individuos interesados.
La gestión documental es una pieza essential en el funcionamiento de cualquier empresa, sin importar su tamaño o industria. Imagina por un momento tu oficina sin un sistema organizado para manejar todos esos papeles, archivos digitales y documentos importantes.
Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.
Costes Iniciales Reducidos: Los modelos de pago por uso o suscripción mensual reducen los costes iniciales, ya que no es necesario invertir en hardware o licencias de software costosas.
Automatización de los flujos de trabajo, capaces de mejorar la eficiencia de la empresa y de reducir los errores manuales,